चुनाव के दौरान सभी पोलिंग पार्टी बने शिक्षक ध्यान देंगे जो RO को सामग्री देनी है वो निम्नवत् हैं।
1-मतपेटी कवर सहित
2-मतपत्र लेखा 2 प्रतियों मे BDC व DDC का अलग अलग
3-पत्र मुद्रा लेखा(PAPER SEAL ACCOUNT)
4-पीठासीन की घोषणा
5-पीठासीन की डायरी जिसमें अंत में ये जरूर लिखा हो की चुनाव शांतिपूर्वक संपन्न हुआ।
सील बंद लिफाफे जो सांवदिक लिफाफे कहलाते हैं
• निर्वाचक नामावली की चिन्हित प्रति (P1की)
• मतपत्र के पर्ण भाग(रजिस्टर 17A)
• बचे हुए मतपत्र जो प्रयुक्त नहीं हुए
• प्रयुक्त निविदत मतपत्र और सूची
• रद्द मतपत्र यदि हों तो
छोटे पैकेटों को सील कर एक बड़े लिफाफे में रखना है और फिर बड़े लिफाफे को भी सील करना है।
असंवादिक लिफाफे जिन्हें सील करने की कोई आवश्यकता नहीं है तथा जो एक लिफाफे में डालकर सुतली से बांधकर देने हैं।
- निर्वाचक नामावली की अचिन्हित प्रतियाँ
- Polling Agents का नियुक्ति पत्र
- Election Duty Certificate (E.D.C.)
- Challenged Votes की सूची
- अन्धे-शिथिलांग मतों की सूची
- आयु संबंधी घोषणा
- Challenged Votes की प्राप्ति रसीद
- अप्रयुक्त एवं क्षतिग्रस्त Paper Seal
9.अन्य सामग्री जो बची हो वो भी इसी में रख देनी है।
महत्वपूर्ण सूचना इसे भी ध्यान रखें :-
1-ब्रास सील और अन्य सील अलग से जेब में निकाल कर रख लें ये अलग से मांगी जाती हैं।इन्हें किसी लिफाफे या थैले में न रखें।
2-सभी जमा की गई सामग्री की रिसीविंग अवश्य प्राप्त करते जाएँ।
3-अंत में पीठासीन अधिकारी अपने सेक्टर मेजिस्ट्रेट से रिलीविंग जरूर प्राप्त कर लें।
एक दिन पूर्व समस्त चुनावी सामग्री प्राप्त करने से पहले इन बातों का ध्यान रखें :-
1-सामग्री का मिलान परिशिष्ट 4 से कर लें
2-मतपत्र पूरे हों जितने मतदाता हों लिस्ट में उतने ही मतपत्र हों
3-BDC व DDC के मतपत्र अलग अलग गिनें और सभी प्रत्यासियों के चुनाव चिह्न हैं की नहीं इसकी जांच अवश्य कर लें
शाम को बूथ पर जाकर ये कार्य भी निबटा लें जो महत्वपूर्ण हैं :-
1 बूथ का बारीकी से निरीक्षण कर लें हालाँकि ये कार्य आपके पटवारी द्वारा कर लिया गया होगा।
2 मतपत्रों के पीछे सुभिन्नक सील और पीठासीन के sign कर लें।
3 महिला पुरुष के टैग लगा दें।आने जाने के रस्ते के टैग लगा दें।प्रत्याशियों के चिह्न और सूची चिपका दें।
मतदाता सूची यदि संभव हो चिपका दें।
4 मत डालने के लिए आवशयक पहचान दस्तावेज की 17 क्रमांकिय सूची चिपका दें।
मतदान प्रातः 7 से सांय 5 बजे तक कराना है अतः 6:30 पर ये काम भी निबटा लें:-
1-एजेंट बनाने का कार्य कर लें
2-मतपेटी खोल कर एजेंट को दिखा दें।
3-मतपेटी में अंदर टैग डाल दें जिस पर
विकासखंड का नाम
मतदान स्थल क्रमांक
ग्राम पंचायत का नाम
मतपेटी क्रमांक जैसे 2 पेटी हैं तो 1/2,2/2 यदि 3 है तो1/3,2/3,3/3 क्रमांक डालें।
4-ये ही टैग मतपेटी सील करते समय सबसे ऊपर भी लगानी है।
5-पेटी को पेपर सील से सील करना है जिस पर पार्टी और एजेंट के sign कराएं।
6-इसी समय स्याही के लिए किसी कटोरी या किसी चौड़े मुह के पात्र में मिटटी डालकर स्याही की शीशी को गाढ़ लें जिससे स्याही छलके नहीं।
7 बजे मतदान शुरू करना है अतः-
1-पीठासीन हर 2 घंटे पर कुल पड़े मत नोट करते जाएँ।डायरी पूरी करते चलें।
2-P1 पर्ची से नाम पुकारे तस्दीक के बाद चिन्हित प्रति में मतदाता के नाम के निचे अंडर लाइन करे और यदि महिला मतदाता हो तो सही का चिह्न भी लाल पेन से लगाये।
3-इसके बाद बांये हाथ की तर्जनी पर स्याही लगाये।
4-P2 मतदाता के BDC और DDC मतपत्र के प्रतिपर्ण पर हस्ताक्षर या अंगूठा लगवाए तथा वोटर क्रमांक भी डाले।
5-P3 यहाँ ध्यान दे की मतपत्र लेकर मतदाता बूथ में जाए और क्रॉस सील लगाकर पेटी में ही डाले।
6-ध्यान दें टेंडर वोट मतपत्र के सबसे अंतिम क्रमांक वाला होगा।
7-समय पूरा होने पर लाइन में लगे अंतिम मतदाता को पर्ची पीठासीन दे दें और घोषणा कर दें।
मतदान के पूर्ण होने पर सभी एजेंट को बुलाकर लेखा दे दें तथा पेटी सील कर थैले में बन्द कर टैग बाँध दें जो आपने प्रातः पेटी में डाली थी।
