मानव सम्पदा पोर्टल पर उपस्थिति लॉक करने के विभिन्न स्टेप एवं सभी प्रश्नों के उत्तर देखें
Most Important:- मानव सम्पदा पोर्टल (सर्वर) के डाउन रहने के कारण बिना ऑनलाइन रिफरेन्स नंबर के विद्यालय अभिलेखों में दर्ज आकस्मिक अवकाश को अनधिकृत अनुपस्थित (Unauthorized Absentee) में प्रदर्शित करने की गलती(जल्दबाजी) नहीं करें। क्योंकि ऐसी स्थिति में बिना किसी दोष के केवल पोर्टल की समस्या (विभाग की गलती) के चलते ऑनलाइन अवकाश आवेदन में हुई समस्या की सज़ा आपके साथी शिक्षकों को मिल सकती है। ऐसी स्थिति में पहले बीईओ कार्यालय में सम्पर्क करके उक्त ऑफलाइन अवकाश को बैकलॉग के माध्यम से बीईओ कार्यालय से फीड कराने एवं लीव बैलेंस से कटवाने की कार्यवाही करें (वो अवकाश अब मात्र बीईओ स्तर से ही स्वीकृत किया जाना सम्भव है) एवं स्वीकृत होने के पश्चात सामान्य स्वीकृत अवकाश की प्रक्रिया (View and Lock attendance) से उपस्थिति मॉड्यूल में उपस्थिति लॉक करें।
मानव सम्पदा पोर्टल पर ऑनलाइन अटेंडेंस डाटा भरने के लिए पे-रॉल के अन्तर्गत अटेंडेंस पर क्लिक करने पर तीन ऑप्शन प्रदर्शित होंगे।
- Extract pending leaves
- Add unauthorized absentee
- View and lock attendance
शिक्षकों के अवकाश लेने, स्वीकृत होने/नहीं होने एवं विद्यालय से अनुपस्थित रहने के आधार पर निम्नलिखित स्थिति सम्भव हैं:-
प्रथम स्थिति:-
यदि आपके विद्यालय में किसी शिक्षक ने कोई अवकाश नहीं लिया है या लिए हुए अवकाश पोर्टल पर दर्ज एवं स्वीकृत हैं (अर्थात रिफरेन्स नंबर और लीव आर्डर उपलब्ध है) तो आप सीधे बिंदु 3 (View and lock attendance) पर क्लिक करें, वहां एक मैसेज आएगा कि “All employees of the school are present in the entire attendance duration.” तथा नीचे LOCK लिखा आएगा, तो यहीं लॉक कर दें। अगली विंडो में लिखा आएगा “Are you sure you wish to lock 0 Records?” तो इसे ok कर दें। तुरंत आपकी अटेंडेंस लॉक हो जाएगी जिसका प्रिंट लेकर अथवा फोन में सेव करके रख लें।
ध्यान दें:- इस प्रकार अटेंडेंस लॉक करने पर प्रिंट पर किसी भी शिक्षक का नाम प्रदर्शित नहीं होगा क्योंकि सभी शिक्षक प्रत्येक दिन उपस्थित हैं एवं कोई भी एब्सेंट नहीं है।
द्वित्तीय स्थिति:-
यदि आपके विद्यालय में किसी शिक्षक ने अवकाश लिया है एवं रिफरेन्स नंबर भी प्राप्त हुआ है परंतु वह अवकाश अभी तक प्र0अ0/बीईओ/बीएसए स्तर पर स्वीकृति हेतु पेंडिंग है। (अर्थात लीव आर्डर जारी नहीं हुआ है) ऐसी स्थिति में सर्वप्रथम पहले ऑप्शन ( Extract pending leaves) पर क्लिक करेंगे। जहां आपको निर्धारित अवधि भरने के लिये आयेगी और जिस महीने की उपस्थिति भर रहे हैं वह अवधि सेलेक्ट करके SUBMIT पर क्लिक कर देंगे। इसपर आपके विद्यालय के ऐसे सभी लीव रिक्वेस्ट जो किसी भी स्तर पर पेंडिंग है प्रदर्शित होने लगेंगी। उपरोक्त पेंडिंग रिक्वेस्ट में से यदि कोई प्र0अ0 स्तर पर पेंडिंग है तो उसपर उचित एक्शन ले लेंगे एवं अन्य (beo/bsa स्तर पर पेंडिंग) को सेव कर देंगे। ततपश्चात बिंदु 3 (View and lock attendance) पर क्लिक करेंगे। वहां सभी पेंडिंग लीव प्रदर्शित होंगी तथा नीचे LOCK लिखा आएगा, तो यहीं लॉक कर दें। अगली विंडो में लिखा आएगा “Are you sure you wish to lock?” तो इसे ok कर दें। तुरंत आपकी अटेंडेंस लॉक हो जाएगी जिसका प्रिंट लेकर अथवा फोन में सेव करके रख लें।
ध्यान दें:- इस प्रकार अटेंडेंस लॉक करने पर प्रिंट पर पेंडिंग लीव वाले शिक्षकों का नाम प्रदर्शित होगा।
तीसरी स्थिति:-
यदि आपके विद्यालय में किसी निरीक्षण में अथवा बिना सूचना के कोई शिक्षक अनुपस्थित रहा है। ऐसी स्थिति में सर्वप्रथम दूसरे ऑप्शन (Add Unauthorized absentee) पर क्लिक करेंगे। जहां आपको समस्त स्टाफ की सूची प्राप्त होगी। जो कोई शिक्षक अनुपस्थित था उसको सेलेक्ट करने पर एब्सेंट की तिथि, निर्धारित अवधि, कारण आदि भरने के लिये आयेगी उक्त सभी विवरण भरकर सेव कर देंगे। ततपश्चात बिंदु 3 (View and lock attendance) पर क्लिक करेंगे। वहां सभी अनाधिकृत अनुपस्थित कर्मियों का विवरण प्रदर्शित होंगा तथा नीचे LOCK लिखा आएगा, तो यहीं लॉक कर दें। अगली विंडो में लिखा आएगा “Are you sure you wish to lock?” तो इसे ok कर दें। तुरंत आपकी अटेंडेंस लॉक हो जाएगी जिसका प्रिंट लेकर अथवा फोन में सेव करके रख लें।
ध्यान दें:- इस प्रकार अटेंडेंस लॉक करने पर प्रिंट पर अनाधिकृत अनुपस्थिति वाले शिक्षकों का नाम प्रदर्शित होगा।
Most Important:- मानव सम्पदा पोर्टल (सर्वर) के डाउन रहने के कारण बिना ऑनलाइन रिफरेन्स नंबर के विद्यालय अभिलेखों में दर्ज आकस्मिक अवकाश को अनधिकृत अनुपस्थित (Unauthorized Absentee) में प्रदर्शित करने की गलती(जल्दबाजी) नहीं करें। क्योंकि ऐसी स्थिति में बिना किसी दोष के केवल पोर्टल की समस्या (विभाग की गलती) के चलते ऑनलाइन अवकाश आवेदन में हुई समस्या की सज़ा आपके साथी शिक्षकों को मिल सकती है। ऐसी स्थिति में पहले बीईओ कार्यालय में सम्पर्क करके उक्त ऑफलाइन अवकाश को बैकलॉग के माध्यम से बीईओ कार्यालय से फीड कराने एवं लीव बैलेंस से कटवाने की कार्यवाही करें (वो अवकाश अब मात्र बीईओ स्तर से ही स्वीकृत किया जाना सम्भव है) एवं स्वीकृत होने के पश्चात सामान्य स्वीकृत अवकाश की प्रक्रिया (View and Lock attendance) से उपस्थिति मॉड्यूल में उपस्थिति लॉक करें।
